ลักษณะของหนังสือราชการ

 

ชนิดของหนังสือราชการ

•                     หนังสือภายนอก  ใช้ในการติดต่อราชการทั่วไป

•                     หนังสือภายใน  ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวงทบวงกรม  หรือจังหวัดเดียวกัน

•                     หนังสือประทับตรา  ใช้ในการติดต่อราชการเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

•                     หนังสือสั่งการ  ได้แก่  คำสั่ง  ระเบียบ  ข้อบังคับ

•                     หนังสือประชาสัมพันธ์  ได้แก่  ประกาศ  แถลงการณ์  และข่าว

•                     หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นเอกสารของทางราชการ  ได้แก่  หนังสือรับรองรายงานการประชุม  บันทึก  และหนังสืออื่น

 

หนังสือภายนอก

            คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี  ใช้กระดาษตราครุฑ  เขียนเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ  หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการ  หรือมีถึงบุคคลภายนอก

            โครงสร้าง

                  ๑.   หัวหนังสือ 

                        ที่  ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ  และเลขประจำเจ้าของเรื่อง  (ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ  ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี  ว่าด้วยงานสารบรรณ)  ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง 

                        ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  ให้ลงชื่อส่วนราชการ  สถานที่ราชการ  หรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น  และโดยปกติให้ลงที่ตั้งด้วย  (ส่วนราชการที่ลงในส่วนหัวหนังสือ  เป็นส่วนราชการ  “เจ้าของหนังสือ”  แต่ส่วนราชการที่ลงในส่วนท้ายหนังสือ  เป็นส่วนราชการ  “เจ้าของเรื่อง”  เช่น  หนังสือของกรมที่ดิน  กรมที่ดินเป็นเจ้าของหนังสือ  ถ้าหนังสือนั้นจัดทำโดยกองการเจ้าหน้าที่  กองการเจ้าหน้าที่เป็นเจ้าของเรื่อง

                        วันเดือนปี  ให้ลงตัวเลขของวันที่  ชื่อเต็มของเดือน  และตัวเลขของปี พ.ศ. ที่ออกหนังสือ

                        เรื่อง  ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือนั้น  ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง  โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

                        คำขึ้นต้น  ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  แล้วลงชื่อตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง  หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีหนังสือถึงตัวบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

                        อ้างถึง  ถ้ามีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน  ที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  และเลขที่หนังสือ  วันเดือนปี พ.ศ. ของหนังสือนั้น

                        สิ่งที่ส่งมาด้วย  ถ้ามีสิ่งที่จะส่งไปกับหนังสือนั้นด้วย  ก็ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปกับหนังสือนั้น  ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกัน  ให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด

                  ๒.   เหตุที่มีหนังสือไป  คือ  ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รับหนังสือ  ซึ่งอาจเป็นข้อความตอนเดียว  หรือ    ตอน  หรือ    ตอนก็ได้

                  ๓.   จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  คือ  ข้อความแสดงความมุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่า  ประสงค์จะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร  หรือทำอย่างไร  ควรเขียนย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่เป็นอีกตอนหนึ่งต่างหากจาก  “เหตุที่มีหนังสือไป”  โดยปกติมักขึ้นต้นด้วยคำว่า  “จึง.....”

                  ๔.   ท้ายหนังสือ 

                        คำลงท้าย  ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

                        ลงชื่อและตำแหน่ง  ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ  และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ  กับลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ

                        ส่วนราชการเจ้าของเรื่องและโทร.  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ  ถ้าเจ้าของหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง  ถ้าเจ้าของหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ  พร้อมด้วยหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี)

                        สำเนาส่ง  ในกรณีที่จัดส่งสำเนาให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ  และประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทราบว่าได้ส่งสำเนาให้ผู้ใดทราบแล้ว  ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการ  หรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้  เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือ  ถ้ามีรายชื่อส่งสำเนาให้มาก  ให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบ  และแนบรายชื่อไปด้วย

 

 

โครงสร้างหนังสือภายนอก

 

 

หนังสือภายใน   

            คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก  ใช้กระดาษบันทึกข้อความ  เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวงทบวงกรม  หรือจังหวัดเดียวกัน

            โครงสร้าง  เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก  เว้นแต่

            ๑.   ส่วนราชการ  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ  โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง  ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง  พร้อมหมายเลขโทรศัพท์  (ถ้ามี)

            ๒.   คำลงท้าย  หนังสือภายในไม่มีคำลงท้าย

 

โครงสร้างหนังสือภายใน

 

หนังสือประทับตรา

         คือ  หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป  โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง  หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป  เป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา  ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ  หรือกับหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ  และกับบุคคลภายนอก  แต่ใช้ได้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ  เช่น

•                     การขอรายละเอียดเพิ่มเติม

•                     การส่งสำเนาหนังสือ  สิ่งของ  เอกสาร  หรือบรรณสาร

•                     การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ  หรือการเงิน

•                     การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

•                     การเตือนเรื่องค้าง

•                     เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด  โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา

โครงสร้าง  คล้ายกับหนังสือภายนอก  เว้นแต่

                  ๑.   หัวหนังสือ 

•                     ไม่มีชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  (นำไปไว้ในส่วนท้ายหนังสือ)

•                     ไม่มีวันเดือนปีที่ออกหนังสือ  (นำไปไว้ในส่วนท้ายหนังสือ)

•                     ไม่มีชื่อเรื่อง

•                     คำขึ้นต้นใช้  “ถึง”  ไม่ใช้  “เรียน”  หรือ  “กราบเรียน”  และระบุชื่อส่วนราชการไม่ระบุตำแหน่งหัวหน้าส่วนราชการ  ถ้าส่งถึงบุคคลให้ใส่ชื่อบุคคลได้  แต่ใช้  “ถึง”  ไม่ใช้  “เรียน”

                  ๒.   จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

•                     เขียนแยกกับเหตุที่มีหนังสือไปเป็นสองตอนก็ได้  เขียนรวมกันเป็นตอนเดียวก็ได้

•                     ไม่ต้องมีเหตุที่มีหนังสือไปก็ได้

                  ๓.   ท้ายหนังสือ

•                     ไม่มีคำลงท้าย

•                     ไม่มีการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  แต่ใช้ตราส่วนราชการประทับ  และลงชื่อย่อของผู้ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการนั้นกำกับตรานั้นแทน

•                     ลงวันเดือนปีที่ออกหนังสือไว้ในส่วนท้ายหนังสือ

•                     ระบุชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือไว้ในส่วนท้ายหนังสือ

โครงสร้างหนังสือประทับตรา  แบบ ๔ ส่วน

 

โครงสร้างหนังสือประทับตรา  แบบ ๓ ส่วน